Vous envisagez de développer un intranet pour votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous avez de la chance ! Dans cet article, nous aborderons 7 points essentiels que vous devez connaître avant de lancer votre intranet.
De la définition de vos objectifs à l’implication des parties prenantes, en passant par le choix de la bonne plateforme et la garantie de la sécurité et de la confidentialité, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour créer un intranet réussi qui réponde aux besoins de votre entreprise.
Alors, c’est parti !
Définir les buts et les objectifs de l’intranet
Il est essentiel de définir les buts et les objectifs de votre intranet avant de le construire. Déterminez ce que vous attendez de votre intranet. Cela peut être l’amélioration de la communication et de la collaboration, la rationalisation des processus RH, l’amélioration de la gestion des documents, ou tout ce qui précède. Cela vous aidera à déterminer les caractéristiques et les fonctionnalités nécessaires à votre intranet.
Impliquer les parties prenantes dans le lancement de l’intranet
Pour un lancement réussi, il est essentiel d’impliquer les parties prenantes (les employés, les responsables et le personnel informatique) dans le processus de planification et de développement de l’intranet.
Recueillir les commentaires et les idées des parties prenantes vous permettra de vous assurer que votre intranet répond à leurs besoins et à leurs attentes. Pour ce faire, vous pouvez organiser une séance de brainstorming avec quelques personnes et envoyer un formulaire à tous les employés qui utiliseront l’intranet.
Choisir la bonne plateforme intranet
Le choix de la bonne plateforme intranet est essentiel pour construire un intranet moderne qui réponde aux besoins de votre organisation. Faites des recherches et comparez différents logiciels intranet pour trouver la meilleure plateforme pour votre organisation. Tenez compte de facteurs tels que l’expérience utilisateur, la conception, les fonctionnalités et le coût.
Si vous souhaitez afficher ou donner accès à des données pour un ou plusieurs de vos autres outils, assurez-vous que la plateforme choisie peut se connecter à ces outils. Si ce n’est pas le cas, vous devrez contacter une agence. Vous pourrez développer un intranet personnalisé qui pourra se connecter à l’API de vos outils.
Concevoir un intranet efficace
La conception d’un intranet efficace, doté d’une interface conviviale et des fonctionnalités nécessaires, est la clé d’une adoption réussie.
Assurez-vous que les employés peuvent facilement naviguer sur le site web, trouver les informations dont ils ont besoin et interagir avec d’autres employés.
Favorisez un sentiment de communauté grâce aux fonctionnalités sociales de l’intranet. Faites de l’intranet un outil efficace pour l’engagement des employés.
Nous recommandons d’intégrer des fonctionnalités souvent utilisées par les utilisateurs afin qu’ils puissent se connecter régulièrement à l’intranet : nouvelles sur l’entreprise, liste d’événements, chat entre employés…
Former les employés à l’intranet
Pour que votre intranet soit adopté avec succès, il est essentiel de fournir une formation et un soutien adéquats à vos employés.
Assurez-vous que vos employés comprennent comment utiliser l’intranet et ses fonctionnalités.
Fournissez une assistance continue pour répondre à tous les problèmes ou questions.
Contrôler et mesurer le succès
Après le lancement de votre intranet, il est essentiel d’en contrôler l’utilisation et d’en mesurer le succès. Recueillez les commentaires des utilisateurs. Analysez ensuite les données d’utilisation afin d’identifier les points à améliorer. Cela vous permettra de vous assurer que votre intranet apporte les avantages escomptés. Ne négligez pas de vous rendre au bureau et de parler aux gens.
Si vous lancez une première version avec des fonctionnalités limitées, soyez clair à ce sujet. Vous ne voulez pas que les utilisateurs aient une mauvaise image de l’intranet dès le premier jour.
Encouragez les utilisateurs à adopter l’intranet et favorisez une culture du retour d’information afin d’améliorer continuellement l’expérience de l’intranet. Par exemple, vous pouvez ajouter un bouton vers une enquête de satisfaction sur la page principale. Le retour d’information ne devrait prendre que quelques secondes.
Caractéristiques principales
Voici quatre caractéristiques clés d’un intranet réussi :
- Interface conviviale : Un intranet réussi doit avoir une interface conviviale, facile à naviguer et à rechercher. L’interface doit être intuitive et accessible à tous les employés, quelles que soient leurs compétences techniques.
- Personnalisation : Un intranet performant doit permettre aux employés de personnaliser leur page d’accueil et d’adapter leur expérience à leurs besoins. Cette fonction peut accroître l’engagement des employés et les aider à trouver plus efficacement les informations dont ils ont besoin.
- Outils de collaboration : Un intranet performant doit disposer d’outils de collaboration tels que le wiki, le chat et le partage de fichiers. Ces outils permettent aux employés de communiquer et de travailler ensemble plus efficacement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
- Analyses et rapports : Un intranet performant doit offrir des capacités d’analyse et de reporting qui permettent aux administrateurs de mesurer l’efficacité de l’intranet et d’identifier les domaines à améliorer. L’analyse peut également aider les organisations à suivre l’engagement des utilisateurs, les taux d’adoption et les schémas d’utilisation afin d’améliorer les fonctionnalités et les performances de l’intranet.
Conclusion
Les intranets sont un excellent outil pour améliorer la communication, la collaboration et la productivité au sein de votre organisation. Cependant, la création d’un intranet réussi nécessite une planification et une exécution minutieuses.
Un intranet réussi peut changer la donne pour votre entreprise. Il permet de rationaliser les processus, d’améliorer la communication et la collaboration entre les employés.
En respectant les sept points essentiels présentés dans cet article, vous augmenterez vos chances de créer un intranet qui répondra aux besoins de vos employés. De plus, cela aidera votre entreprise à atteindre ses objectifs.
N’oubliez pas de définir vos objectifs, d’impliquer les parties prenantes ou encore, de garantir la sécurité et la confidentialité. Grâce à ces étapes, vous pouvez créer un intranet réussi qui rendra votre entreprise plus efficace et plus productive.
Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur l’intranet, n’hésitez pas à lire notre précédent article intitulé « La création d’un intranet est-elle une bonne idée en 2023 ? »
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