L’automatisation : le guide parfait – Article de Amélie VIARDOT

Avez-vous déjà été submergé par une liste de tâches répétitives et fastidieuses que vous devez accomplir chaque jour ? Si oui, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous allons vous expliquer comment automatiser vos tâches pour vous aider à gagner du temps. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Nous allons vous montrer les étapes à suivre pour automatiser vos tâches les plus répétitives. Ensuite, nous vous expliquerons comment créer des automatisations avec des logiciels. Et pour finir, les avantages et inconvénients de l’automatisation des tâches.

Alors, si vous voulez en savoir plus sur l’automatisation et comment cela peut améliorer votre productivité, continuez à lire cet article !

Automatiser c’est quoi ?

Photo de Digital Buggu

Avant de commencer, voici une petite explication de ce que veut dire automatiser.

L’automatisation consiste à utiliser des outils, des logiciels ou des processus pour effectuer des tâches ou des opérations sans intervention humaine ou avec une intervention minimale. En d’autres termes, l’automatisation permet de programmer des tâches pour qu’elles soient effectuées automatiquement à intervalles réguliers ou en réponse à des événements spécifiques. Cela peut être particulièrement utile pour les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée qui peuvent prendre beaucoup de temps si elles sont effectuées manuellement. Elle permet de libérer du temps et de se concentrer sur des tâches plus importantes et à forte valeur ajoutée.

Les étapes à suivre

Voici les étapes à suivre pour automatiser les tâches dans votre entreprise :

Identifier les tâches à automatiser 

Commencez par identifier les tâches qui sont répétitives et à faible valeur ajoutée dans votre entreprise.

Voici quelques exemples de tâches pouvant être automatisées :

• La collecte de données : Il est possible d’automatiser la collecte de données en utilisant des outils de web scraping tels que Octoparse, Scrapy ou WebHarvy.
• La gestion des e-mails : vous pouvez automatiser la gestion de vos e-mails en utilisant des outils tels que Polymail ou SaneBox.
• La facturation : Il est possible d’automatiser la facturation en utilisant des outils de facturation tels que Zoho Invoice ou QuickBooks.
• La gestion des contacts : Il est possible d’automatiser la gestion des contacts en utilisant des outils tels que HubSpot ou Pipedrive
• La gestion des réseaux sociaux : il est possible d’utiliser les outils d’automatisation pour planifier et publier automatiquement des contenus sur les réseaux sociaux, ainsi que suivre et analyser les performances comme par exemple, Repurpose.io ou Hootsuite.
• La gestion de projet : certains outils peuvent automatiser des tâches telles que l’attribution de tâches, la création de rapports et la planification de projets. voici des exemples : Trello ou Notion.

Déterminer les outils d’automatisation les plus adaptés 

Il existe de nombreux outils disponibles, tels que Zapier, IFTTT, les macros, les scripts et les logiciels de gestion d’automatisation. Évaluez chaque outil en fonction de vos besoins et choisissez celui qui convient le mieux.

Créer des règles pour automatiser les tâches 

Une fois que vous avez choisi l’outil d’automatisation, il est nécessaire de créer des règles pour automatiser les tâches. Ces règles peuvent être basées sur des événements spécifiques, des déclencheurs ou des actions. Elles permettent de définir les conditions sous lesquelles les automatisations se déclencheront et les actions s’accompliront.

Tester et déployer

Il est important de tester les automatisations avant de les déployer. Cela permet de s’assurer qu’elles fonctionnent correctement et d’apporter des modifications si nécessaire. Une fois que les automatisations ont été testées et approuvées, elles peuvent être déployées.

Surveiller et améliorer 

Il est important de surveiller régulièrement les automatisations pour s’assurer qu’elles fonctionnent correctement et pour apporter des améliorations si nécessaire. En les surveillant, vous pouvez également identifier les opportunités d’automatiser davantage de tâches dans votre entreprise.

Les 3 meilleurs outils pour automatiser 

Il existe plusieurs outils d’automatisation disponibles sur le marché, mais voici les trois meilleurs:

• Zapier: C’est un logiciel de gestion d’automatisation qui permet de créer des automatisations pour presque toutes les applications en ligne que vous utilisez. Il vous permet de réaliser des tâches comme l’envoi d’e-mails, le remplissage de formulaires et bien plus encore. Voici une petite vidéo explicative de comment utiliser ce logiciel :

• Les scripts: Les scripts sont des programmes informatiques qui permettent d’effectuer des tâches spécifiques. Ils sont particulièrement utiles pour automatiser des tâches liées à Excel ou à d’autres logiciels bureautiques. Voici quelques exemples de scripts: Javascript, Unix Shell Script ou encore Python.

• Les macros: Les macros sont des fonctionnalités intégrées dans certains logiciels qui permettent de créer des règles pour automatiser des tâches répétitives.

Les avantages de l’automatisation des tâches

L’automatisation des tâches présente de nombreux avantages, notamment:

• Gain de temps : L’automatisation des tâches permet de réaliser des tâches plus rapidement et plus efficacement. Cela permet de gagner du temps et de libérer les employés pour des tâches plus importantes.

• Réduction des erreurs : L’automatisation des tâches peut réduire les erreurs humaines et les incohérences dans les processus. Cette réduction d’erreurs peut améliorer la qualité du travail et réduire les coûts de correction d’erreurs.

• Amélioration de la productivité : L’automatisation des tâches peut augmenter la productivité globale en permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée.

• Réduction des coûts : L’automatisation des tâches peut réduire les coûts d’exploitation en éliminant les tâches manuelles fastidieuses et en réduisant les besoins en main-d’œuvre.

• Amélioration de la qualité de service : L’automatisation des tâches peut améliorer la qualité du service en fournissant une réponse plus rapide et plus précise aux demandes des clients.

• Adaptabilité : L’automatisation des tâches peut rendre les processus plus flexibles et plus adaptables aux changements de l’environnement de travail.

• Meilleure gestion des données : L’automatisation des tâches peut faciliter la gestion des données en réduisant le risque d’erreurs de saisie et en permettant une analyse plus rapide et plus précise des données.

• Amélioration de la sécurité : L’automatisation des tâches peut améliorer la sécurité en réduisant le risque d’erreurs de saisie et en permettant une analyse plus rapide et plus précise des données.

Les inconvénients de l’automatisation

• Coût initial élevé : L’automatisation des tâches peut nécessiter des coûts initiaux élevés, tels que l’achat de logiciels et d’outils d’automatisation, la formation du personnel. Elle peut aussi impliquer la mise en place d’une infrastructure informatique appropriée.

• Risque de perte de flexibilité : L’automatisation des tâches peut rendre les processus rigides et moins flexibles. Le risque est que cela peut rendre difficile l’adaptation à des situations imprévues ou à des changements dans l’environnement de travail.

• Risque de dépendance technologique : L’automatisation des tâches peut rendre les entreprises dépendantes de la technologie. Cette dépendance peut rendre difficile la gestion des tâches manuelles si la technologie tombe en panne.

• Risque de perte d’emplois : L’automatisation des tâches peut remplacer les emplois traditionnels par des machines. Ainsi, cela peut entraîner une perte d’emplois pour les travailleurs.

• Risque de mauvaise qualité de travail : L’automatisation des tâches peut entraîner une qualité de travail inférieure si les processus d’automatisation ne sont pas correctement conçus ou si les outils d’automatisation ne sont pas mis à jour régulièrement.

Et pour finir…

L’automatisation des tâches est devenue un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. Elle permet de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches ayant plus d’importance. Les outils tels que Zapier, les macros et les scripts permettent de créer des automatisations en fonction de vos besoins. Il suffit de suivre les étapes nécessaires pour automatiser certaines tâches. Vous éviterez  ainsi de perdre du temps à les accomplir.

Cependant, il est important de comprendre qu’il y a une différence entre l’automatisation et la flexibilité. Il est donc important de déterminer la tâche précise avant de l’automatiser, afin d’éviter les problèmes liés à cela. Il est également important de noter que toutes les tâches ne peuvent pas être automatisées et qu’il est essentiel de se concentrer sur celles qui sont les plus répétitives.

Alors convaincu ?

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